14 tools en programma’s die ik gebruik als Virtueel Assistent

14 tools en programma’s die ik gebruik als Virtueel Assistent

UPDATE: 28 december 2020

  1. WordPress + Bridge Theme

Mijn eigen website heb ik gemaakt met WordPress, het thema dat ik gebruik is ‘Bridge’ van Themeforest. Ik heb destijds ook gekeken naar bijvoorbeeld Wix en Jimdo. Deze programma’s zijn wat makkelijker in gebruik, maar WordPress wordt veel meer gebruikt. Daarnaast word je, van wat ik er van weet, hoger in Google geranked wanneer jouw website met WordPress is gemaakt. Ondanks dat WordPress misschien niet het meest makkelijke programma is voor een beginner, vind ik het wel een fijn programma om mee te werken en biedt het veel mogelijkheden. Verder gebruik ik sinds 2020 ook Elementor.

  1. Hosting partij

Mijn hosting en domeinnaam heb ik 3 jaar gehad bij SiteGround. SiteGround is een goede hosting partij en helpen je snel. Toch ben ik een paar weken geleden overgestapt naar Hoasted, op advies van een bevriende ondernemer waar ik ook mee samenwerk. In eerste instantie wilde ik overstappen omdat SiteGround best prijzig is, maar Hoasted zit op hetzelfde prijsniveau. Het verhuizen van de website en mijn nieuwe domeinnaam, het redirecten van al mijn website links en het overzetten van mijn e-mail heeft Hoasted heel snel en goed geregeld.

  1. Canva, Photoshop en InDesign

Ideaal om leuke quotes mee te maken, foto’s mee te bewerken, advertenties en omslagfoto’s voor social media mee te maken. De eerste zes maanden gebruikte ik de gratis versie van Canva, maar sinds kort ben ik overgestapt naar Canva for Work. Voor deze dienst betaal ik $12,95 per maand (eerste maand is gratis om te proberen). Met Canva for Work kan je net wat meer dan met de gratis versie. Andere programma’s die je zou kunnen gebruiken zijn PicMoneky en het bekende Photoshop natuurlijk. Wil je meer werken met flyers, brochures en e-boeken, dan is InDesign een goede optie. Ik werk met zowel Canva als met Photoshop en InDesign.

  1. Toggl en TimeChimp

Mijn uren, voor klanten en voor mijzelf, hield ik bij met Toggl. Sinds begin 2020 ben ik overgestapt naar TimeChimp omdat ik dan MoneyBird (mijn boekhoudsysteem) hieraan kan koppelen. Ideaal! Bij elke nieuwe opdracht of klant zet ik opnieuw Toggl aan. Ik gebruik de gratis versie van Toggl en tot nu toe kan ik daar prima mee uit de voeten. Je kunt per klant en per project een rapport uitdraaien om te zien hoeveel uur je ergens aan hebt gewerkt.

  1. Moneybird

Op zoek naar een makkelijk en overzichtelijk boekhoudsysteem? Moneybird it is! Met Moneybird houd ik mijn hele boekhouding bij (met behulp van een boekhouder), maak en verstuur ik offertes en facturen en bewaar ik al mijn inkoopfacturen en bonnetjes hier. Ook heb je en duidelijk overzicht van je resultatenbalans, btw-aangifte en kan je per maand, jaar of kwartaal bekijken hoe je er voor staat.

  1. E-mailmarketing tools

Aan het begin van mijn ondernemerschap gebruikte ik MailChimp voor mijn nieuwsbrieven. Vooral omdat ik veel mensen hierover hoorde. Ook is het een gratis tool voor wanneer je nog niet zoveel mensen op je mailinglijst hebt staan (tot 2000 abonnees). Vervolgens stapte ik over naar MailerLite. Ik was op zoek naar een ander programma, wat gebruikersvriendelijker dan MailChimp. Na wat onderzoek op Google kwam ik terecht bij MailerLite. MailerLite werkt prettiger dan MailChimp vind ik. Toch ben ik zomer 2019 overgestapt naar Active Campaign (MailBlue is de Nederlandse partner). AC/MB is ideaal voor automations en sales funnels. Stuur je alleen nieuwsbrieven? Kies dan voor MailChimp of MailerLite.

  1. Social media tools

Voor een van mijn klanten gebruik ik MeetEdgar en SmarterQueue om social media posts mee in te plannen. Het is heel makkelijk in gebruik en werkt voor Facebook, Twitter en LinkedIn. Voor Facebook raad ik aan om Creator Studio van Facebook zelf te gebruiken. Andere social media planners zijn Buffer, Hootsuite en Later en Preppr voor Instagram.

  1. Start.me

Met start.me maak je een eigen startpagina aan. Zo heb ik per klant een blok met al hun belangrijkste websites zodat ik niet hoef te zoeken. Hetzelfde geldt voor websites die ik gebruik voor mijzelf, denk dan aan alles wat met ActiveCampaign te maken heeft, met Instagram en met social media in het algemeen. Zo zet ik artikelen die ik vaker wil lezen hier in zodat ik ze altijd bij de hand heb en nooit meer hoef te zoeken naar iets. Handig!

  1. Tools voor videobellen

Voor videobellen gebruik ik Skype of Zoom en sinds kort ook Whereby. Al mijn gesprekken met (potentiële) klanten voer ik op dit moment via 1 van deze tools. Omdat ik veel in het buitenland zit en ook in Nederland vaak op veel verschillende plekken verblijf, is videobellen vaak de enige optie voor mij. Wanneer ik in Nederland gebruik ik steeds vaker mijn zakelijke telefoon om mee te bellen.

  1. BitDefender VPN

Omdat ik veel op reis ben en ik graag zowel mijn eigen gegevens als die van mijn klanten wil beschermen, gebruik ik BitDefender VPN. Hiermee heb ik mijn eigen beveiligde internetverbinding. Met een VPN-verbinding is je IP-adres niet zichtbaar voor anderen, dat vind ik wel zo fijn!

  1. Dropbox & Trello

Dropbox is ideaal voor het bewaren van je eigen documenten, maar ook om documenten met elkaar te delen. Zo werk ik met mijn klant samen in Dropbox. Hierin zetten we dan allerlei documenten voor elkaar klaar in plaats van deze naar elkaar te e-mailen. Naast Dropbox gebruik ik ook Trello voor projecten en input van klanten.

  1. Microsoft Office

Sinds ik een MacBook heb, werk ik vooral met Pages en Numbers. Toch heb ik vorige week weer Microsoft Office aangeschaft. Dit werkt toch wat makkelijker vind ik persoonlijk. Ook omdat niet iedereen met Pages en Numbers werkt. Je kunt wel heel makkelijk een Pages document exporteren naar Word, maar andersom is al wat ingewikkelder. Al kan het wel met allerlei tools om het te converteren.

  1. Google Drive / One Drive

Net als Dropbox, ideaal om al je documenten in op te slaan! Omdat ik nu een Adobe Pakket heb, heb ik ook nog een extra opslag bij Creative Cloud.

  1. BitDefender for Mac

Last but not least, het antivirus die ik gebruik. Men zegt altijd dat een Apple computer/laptop bijna nooit door een virus wordt geïnfecteerd, maar ik neem liever geen risico. BitDefender gebruik ik al jaren, ook toen ik nog een Windows laptop had. Ze zijn niet duur en bieden een goede service.

Dit waren wel zo’n beetje de tools en programma’s die ik gebruik. Met welke tools werk jij veel? Ik hoor het graag!

En ben jij een drukke ondernemer en wil je meer weten over hoe ik jou kan helpen bij diverse backoffice taken, online marketing activiteiten (Online Support) en MailBlue (e-mailmarketing)? Plan dan een gratis focusgesprek in!